Cách tạo mục lục trong PowerPoint chi tiết

Khi phải thuyết trình với một file PowerPoint dài, việc tìm kiếm thông tin cụ thể đôi khi có thể khiến bạn gặp khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, việc tạo mục lục là một cách hữu ích giúp bạn và khán giả dễ dàng theo dõi nội dung. Tương tự như mục lục trong Microsoft Word, mục lục trong PowerPoint giúp điều hướng nhanh chóng giữa các trang chiếu. Trong bài viết này, PowerPoint.com.vn sẽ đi sâu vào các phương pháp chi tiết để xây dựng một mục lục rõ ràng và chuyên nghiệp, giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm thuyết trình.

1. Vì sao bạn cần tạo mục lục trong PowerPoint?

Bảng mục lục trong PowerPoint đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cả người thuyết trình lẫn khán giả điều hướng và nắm bắt thông tin một cách dễ dàng. Đối với các bài thuyết trình dài, bảng mục lục cung cấp một cái nhìn tổng quan về nội dung, về các phần chính trong tài liệu của bạn một cách rõ ràng, giúp khán giả nhanh chóng tìm được thông điệp mà họ quan tâm nhất, từ đó giữ sự tập trung và hứng thú suốt quá trình theo dõi.

Đồng thời, bảng mục lục cũng giúp người thuyết trình tổ chức, sắp xếp nội dung hợp lý, phân bổ nội dung một cách trật tự.Việc chia nhỏ các phần sẽ giúp bạn bao quát được toàn bộ tài liệu, tránh bỏ sót các điểm quan trọng và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Bạn có thể chủ động phân bổ thời gian cho từng phần thuyết trình của mình, tránh sa đà vào một nội dung và đảm bảo không ảnh hưởng đến thời lượng của các phần khác.

Thêm vào đó, sau khi thuyết trình, bảng mục lục còn là công cụ hữu ích giúp người xem dễ dàng truy cập lại các phần cụ thể tài liệu của bạn, đặc biệt khi bài thuyết trình chứa nhiều thông tin phức tạp hoặc dữ liệu khó nhớ thì mục lục đóng vai trò như một cẩm nang hướng dẫn cần thiết.

2. Làm thế nào để tạo mục lục trong PowerPoint

Để tạo bảng mục lục trong PowerPoint, có nhiều phương pháp khác nhau mà bạn có thể áp dụng tùy theo nhu cầu và phong cách thuyết trình của mình. Bài viết này, PowerPoint.com.vn đã tìm hiểu và tổng hợp một số phương pháp phổ biến nhất để bạn tham khảo.

Có 2 cách tạo mục lục trong PowerPoint đơn giản và dễ dàng nhất, bao gồm: Sử dụng chế độ Outline View để tạo mục lục nhanh chóng từ các tiêu đề và Kéo thả slide để tạo mục lục thủ công để làm nổi bật và điều hướng trực quan hơn giữa các phần.

Mỗi phương pháp đều cung cấp cách thức khác nhau để người dùng tạo mục lục. Bạn hãy theo dõi các bước hướng dẫn chi tiết sau đây để chọn cho mình cách tạo bảng mục lục phù hợp nhất với bài thuyết trình của mình nhé.

3. Sử dụng chế độ Outline View để tạo mục lục

Sử dụng chế độ Outline View trong PowerPoint là một cách đơn giản, hiệu quả và trực quan để tạo bảng mục lục cho bài thuyết trình của bạn. Chế độ này cho phép bạn xem toàn bộ nội dung dưới dạng văn bản, giúp dễ dàng quản lý các tiêu đề và mục lục. Bạn chỉ cần chọn và sao chép nhanh các tiêu đề slide, sau đó dán chúng vào vị trí mong muốn, bạn có thể dễ dàng tạo ra một bảng mục lục rõ ràng.

Ngoài ra, việc thêm liên kết văn bản (hyperlink) cho từng mục trong bảng còn giúp tăng tính tương tác, cho phép người dùng nhảy trực tiếp đến các phần tương ứng trong bài thuyết trình chỉ bằng một cú nhấp chuột. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước chi tiết để thực hiện phương pháp này.

Bước 1: Trên thanh ribbon, hãy vào tab View >> sau đó chọn Outline View.

Lúc này, PowerPoint sẽ hiển thị toàn bộ bài thuyết trình của bạn dưới dạng văn bản, với các tiêu đề, phụ đề và mục con được xếp theo thứ tự.

Bước 2: Bạn có thể thu gọn các tiêu đề phụ để chỉ hiển thị các tiêu đề chính bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong bảng slide ở bên trái, chọn Collapse >> tiếp tục chọn Collapse All.

Điều này sẽ giúp thu gọn nội dung, để bạn dễ dàng lựa chọn tiêu đề cần thiết.

Bước 3: Để chọn các tiêu đề slide bạn muốn đưa vào bảng mục lục, hãy nhấp và kéo chuột để chọn nhiều tiêu đề liên tiếp, hoặc sử dụng phím Ctrl rồi chọn các mục bạn muốn.

Sau khi chọn xong, nhấp chuột phải vào mục đã chọn >> nhấn Copy.

Bước 4: Sau khi sao chép tiêu đề, hãy quay lại chế độ Normal View bằng cách bấm vào nút Normal trong tab View >> Điều hướng đến slide mà bạn muốn đặt bảng mục lục.

Bây giờ hãy tạo một hộp văn bản bằng cách chọn Insert >> Text Box. Sau đó vẽ một khung văn bản với chuột của bạn.

Nhấn Ctrl + V để dán toàn bộ tiêu đề bạn vừa sao chép.

Bước 5: Để bảng mục lục trông đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể sử dụng các tùy chỉnh định dạng phông chữ, cỡ chữ, khoảng cách dòng, và màu sắc trên tab Home, sao cho phù hợp với phong cách bài thuyết trình của mình.

Bước 6: Để tăng tính tương tác, bạn có thể thêm liên kết siêu văn bản vào từng mục trong bảng mục lục.

Đầu tiên, bạn hãy bôi đen mục mình cần, sau đó click chuột phải >> Link.

Ở tab Place in This Document, bạn chọn vào slide tương ứng cần kết nối -> Ok.

Bây giờ, khi nhấp vào tiêu đề trong bảng mục lục, bạn hoặc khán giả sẽ được đưa ngay đến slide đó. Bạn hãy nhớ lặp lại bước này cho tất cả các mục còn lại.

4. Kéo thả slide để tạo mục lục trong PowerPoint

Một trong những cách khác nhanh chóng và trực quan nhất để tạo mục lục trong PowerPoint là sử dụng phương pháp kéo thả các slide trực tiếp vào một slide mới dành riêng cho mục lục. Phương pháp này cho phép bạn sắp xếp và hiển thị các hình thu nhỏ của từng slide, từ đó giúp người xem có cái nhìn tổng quan về toàn bộ bài thuyết trình. Bên cạnh đó, bạn có thể sắp xếp, thay đổi kích thước hình thu nhỏ và định dạng văn bản để phù hợp với phong cách trình bày của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước kéo thả slide.

Bước 1: Trước tiên, bạn hãy vào tab Insert và chọn vào New Slide >> Sau đó, bạn chọn một bố cục sao cho phù hợp với mục lục của mình (ví dụ Title 1).

Bước 2: Ngăn Thumbnails (Hình thu nhỏ) là nơi hiển thị bản thu nhỏ của tất cả các slide trong bài thuyết trình của bạn. Ngăn này thường nằm ở bên trái màn hình. Tại đây, bạn sẽ dễ dàng chọn và quản lý các slide.

Bước 3: Để bắt đầu kéo và thả slide, hãy nhấn và giữ vào Hình thu nhỏ của slide mà bạn muốn thêm vào mục lục. Lưu ý: bạn cần phải nhấn giữ, thay vì click chuột, để màn hình chính không chuyển sang slide đó.

Tiếp theo, giữ chuột và kéo slide này vào slide mục lục mới mà bạn vừa tạo >> Thả chuột để thả slide.

Slide sẽ được thêm vào trang mục lục của bạn dưới dạng hình thu nhỏ. Hãy lặp lại quá trình này cho tất cả các slide bạn muốn thêm.

Bước 4: Sau khi kéo tất cả các slide cần vào mục lục, bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự tùy thích.

Việc thay đổi kích thước hình thu nhỏ cũng rất đơn giản, bạn chỉ cần nhấn và kéo các góc của chúng. Hoặc bạn có thể định dạng lại văn bản hoặc chú thích liên quan đến mỗi slide để tạo nên một mục lục đẹp mắt và hài hòa với phong cách trình bày của bạn.

Bước 5: Để tùy chỉnh chuyên sâu hơn với dạng mục lục này, bạn hãy click chuột phải vào hình thu nhỏ của slide >> Format Slide Zoom…

Bây giờ một cửa sổ sẽ mở ra cho phép bạn điều chỉnh các yếu tố thiết kế của hình thu nhỏ như Shadow (Đổ bóng), Reflection (Phản chiếu), Glow (tỏa sáng),… Hãy thử qua các cài đặt này, chắc chắn sẽ giúp cho slide của bạn thêm ấn tượng.

Trong ví dụ này PowerPoint.com.vn đã thử thêm Shadow, bạn có thấy sự khác biệt không?

Trong PowerPoint, việc tạo một mục lục không chỉ giúp dễ dàng theo dõi nội dung mà còn mang lại sự chuyên nghiệp cho bài thuyết trình. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tạo ra một mục lục rõ ràng, giúp người xem nắm bắt toàn bộ nội dung. Trên đây là những công cụ hữu ích có thể giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm khi làm việc với PowerPoint. Bạn hãy thử áp dụng ngay để tăng hiệu suất làm việc. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết.